Algemene voorwaarden

MART – 2 & 3 november 2019 – Verbeke Foundation


Laat je vooral niet afschrikken door de omvang van dit document. Goede afspraken maken goede vrienden. Je neemt toch zelf ook graag het zekere voor het onzekere? Veel leesplezier! Evelyne & Tine

Art.1 – WIE?

MART VOF organiseert een gezinsfestival met een gevarieerd aanbod (web)winkels en ontwerpers, foodtrucks en workshops.

Inkom voor een dagticket bedraagt €15 vanaf 15 jaar. Tot en met 14 jaar betaal je €7 inkom.

Art. 2 – WANNEER

2.1 De eerste editie van MART gaat door op zaterdag 2 november 2019 van 11u tot 18u en zondag 3 november 2019 van 11u tot 18u in de Verbeke Foundation, Westakker, 9190 Kemzeke.

2.2 Je kunt je stand opbouwen op vrijdag 1 november 2019 vanaf 14u tot 18u, zaterdag 2 november 2019 vanaf 8u en we verwachten dat je klaar bent met je stand ten laatste om 10u30 op zaterdag.

2.3 Voor de afbraak van je stand heb je tijd op zondag 3 november van 18u tot 20u.

2.4 Tijdens de openingsuren van het festival ben je verplicht je stand te bemannen. Wacht ook tot 18u om te starten met de afbraak van je stand op zondag. Niets is zo ongezellig voor de bezoekers als standhouders die al aan het afbreken zijn en bovendien is de kans dat je nog iets verkoopt, zeer klein.

Art. 3 – Kostenplaatje

3.1 Verplichte kosten – Standhouders

  • Ministand 2m X 2m
    € 175,00
  • infostand 2m x 2m*
    € 100,00
  • maxistand 2m x 4m
    € 350,00
  • cateringstand (foodtrucks etc) – incl. elektriciteit
    € 200,00

*voorbehouden voor infostanden zonder verkoop ter plaatse

3.2 Optionele kosten

  • Tafel
    € 5,00
  • Stoel(en)
    € 2,00
  • Persoonlijke BC terminal (facturatie via onze partner Easy Payment Services)
    € 75,00
  • Verzekering persoonlijke BC terminal (facturatie via onze partner Easy Payment Services)
    € 10,00
  • vergoeding opruimen achtergelaten afval
    € 50,00

3.2.1 Alle prijzen vermeld zijn exclusief 21% BTW.

3.2.2 Als standhouder / workshopgever draag je de volledige verantwoordelijkheid over je stand. Als we na afloop van de beurs kunnen vaststellen dat panelen, eventueel gehuurde tafel(s) en stoel(en) niet in de staat zijn waarin wij ze je gegeven hebben, wordt er een vergoeding van 50 euro aangerekend aan de standhouder.

3.2.3 Je bent ook verplicht om bij het begin van de beurs de tape die de grenzen van je stand markeert, te verwijderen.

3.2.4 Bovendien laat je je stand(plaats) op zondagavond volledig opgeruimd achter, als de organisatie na afloop van de beurs nog afval moet verwijderen, worden ook hier de kosten verhaald op de standhouder.

3.2.5 Je brengt je gehuurde tafels en stoelen op het einde van het festival (zondag 3 november 2019)  zelf terug naar de daartoe voorziene rekken.

3.3 Inbegrepen in het standgeld

3.3.1 vermelding op de website www.m-art.be

3.3.2 promotiemateriaal : affiches en flyers

3.3.3 een Wees Welkom Goodiebag

3.3.4 enthousiaste organisatie, die openstaat voor al je vragen & zorgen !

3.3.5 25 euro administratieve kosten

Art. 4 – Inschrijving

4.1 Als standhouder/workshopgever dien je te beschikken over een geldig ondernemingsnummer.

4.2 Je meldt je aan als standhouder/workshopgever door het online inschrijvingsformulier volledig in te vullen.

4.3 Er zijn 2 inschrijfmomenten

4.3.1 De aanmeldingen starten op 13 juni 2019 en lopen tot 15 juli 2019

4.3.2 Als je inschrijft na die datum, kom je automatisch op de reservelijst terecht. Zo’n inschrijving valt onder dezelfde annulatievoorwaarden (Art. 5).

4.4 Let op: aanmelding is geen garantie voor deelname; je bent pas zeker van je deelname als je via e-mail een bevestiging van selectie hebt gekregen van de organisatie. Deze bevestiging valt in je mailbox uiterlijk 31 juli 2019.

4.5 Indien je geselecteerd bent, verwachten we dat je in het bezit bent van de verplichte polis burgerlijke aansprakelijkheid.

4.6 Samen met je bevestiging ontvang je ook meteen je factuur. Wie de factuur niet tijdig (binnen de 14 kalenderdagen) betaalt, is niet langer van deelname verzekerd.

4.7 De betaling van de factuur gebeurt via het rekeningnummer BE en dit uiterlijk 14 kalenderdagen na ontvangst van de factuur.

4.8 Alle prijzen vermeld zijn exclusief BTW.

4.9 Om je inschrijving te vervolledigen, stuur je ons na selectie je grafische materiaal door (zie checklist inschrijving, die ontvang je na je selectie)

4.10 Indien de bestanden niet volgens de vooropgestelde opmaak binnenkomen, wordt er 40 euro excl. BTW aangerekend per banner/foto die we zelf moeten opmaken. Er is wellicht iemand in de buurt die je hiermee kan helpen.

4.11 We proberen het festival doordacht in elkaar te puzzelen. Het is onbegonnen werk om elke aparte standhouder/workshopgever inspraak te geven wat betreft je favoriete plaatsje. Bedankt voor jullie begrip.

4.12 Door deze inschrijving verklaar je je akkoord met de algemene voorwaarden.

Art. 5 – Annuleringsvergoedingen

5.1 Wij selecteren onze standhouders/workshopgevers in juli 2019. Stel dat je je inschreef en je blijkt toch niet te kunnen deelnemen, dan weten we dat graag ten laatste 15 juli 2019. Indien je na deze datum annuleert, dan rekenen we je een administratieve vergoeding aan van €25,00 excl. 21% BTW.

5.2 Stel dat je je inschreef op de reservelijst (vanaf 16 juli 2019 kom je automatisch op die lijst), en je blijkt toch niet te kunnen deelnemen, dan weten we dat graag binnen de 3 dagen na je inschrijving. Indien je na deze datum annuleert, dan rekenen we je een administratieve vergoeding aan van €25,00 excl. 21% BTW.

5.3 Annulatie vanaf 16 juli 2019 tot en met 14 september 2019: €25 excl. BTW administratieve kosten

5.4 Annulatie vanaf 15 september 2019 tot en met 30 september 2019: 50% van de standhuur

5.5 Annulatie vanaf 1 oktober 2019: 100% van de standhuur

5.6 Annulatie kan enkel schriftelijk gebeuren via mail op info@m-art.be .

Art. 6 – Standhouders

6.1 Wij verwachten dat je je stand inricht binnen jouw gereserveerde ruimte. Teveel ingenomen plaats mag en kan niet in het kader van de brandveiligheid en wordt later gefactureerd.

6.2 Het is leuk als iedereen op de beursdagen zelf net zo enthousiast is als wij, het geeft de klanten een goed gevoel en op die manier maken we er samen een fantastisch evenement van dat hopelijk voor herhaling vatbaar is !

6.3 Indien je elektriciteit aanvraagt voor op je stand, voorzie dan zelf verdeelstekker(s) en verlengkabel(s). Wij voorzien 1 punt voor jou.

6.4 Het is verboden om muziek af te spelen op je eigen stand, sfeermuziek is inbegrepen in het standgeld.

Art. 7 – Controles

7.1 Zorg ervoor dat AL je artikelen duidelijk zichtbaar geprijsd zijn.

7.2 Als je personeel tewerkstelt op je stand, zorg er dan voor dat zij wettelijk in orde zijn, je moet er immers altijd rekening mee houden dat er controle kan langskomen.

Art. 8 – Promotie

8.1 Na de definitieve inschrijving ontvang je van ons een promopakket (met flyers en affiches) We rekenen erop dat elke deelnemer ook zijn steentje bijdraagt aan de promobom en zo vermijdt dat al dit mooie promomateriaal bij het oud papier belandt.

8.2 Het evenement wordt luidkeels aangekondigd door Maison Slash via al hun kanalen.

8.3 We verspreiden 15000 flyers, 300 A3-affiches over het Waasland en omstreken.

8.4 Het is niet toegelaten om affiches op te hangen in de toiletten.

Art. 9 – Aansprakelijkheid

MART VOF kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal, ongevallen en/of directe of indirecte schade van welke aard dan ook die ontstaat door deelname aan MART op 2 en 3 november 2019.

Art. 10 – Betwistingen

Uitsluitend het Belgische recht is van toepassing en enkel de rechtbanken van Dendermonde zijn bevoegd.

Heb je nog vragen of opmerkingen ? De organisatie helpt je graag verder !
info@m-art.be

Evelyne Van Bogaert & Tine Van Poeck

MART